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          湖州市城市集團經(jīng)濟合同管理辦法(修訂版)
          來(lái)源:城市集團    發(fā)布日期:2021-11-3

          湖州市城市投資發(fā)展集團有限公司經(jīng)濟合同管理辦法

           

          第一章 總則

          第一條 為了實(shí)現依法治企,促進(jìn)集團對外經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展,規范對外經(jīng)濟行為,規避法律風(fēng)險,降低涉訟損失,根據國家有關(guān)法律規定,特制定本管理辦法。

          第二條 凡以集團名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動(dòng)的,應當簽訂經(jīng)濟合同。

          第三條 訂立經(jīng)濟合同,必須遵守國家的法律法規,貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償的原則。

           除即時(shí)結清者外,合同均應采用書(shū)面形式,有關(guān)修改合同后的正式文書(shū)、圖表、傳真件、招投標文件、詢(xún)標記錄等均為合同的組成部分。書(shū)面形式是指合同書(shū)、補充協(xié)議、公文信件、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等),除情況緊急或條件限制外,集團一般要求采用正式的合同書(shū)形式。

           原則上,國家規定采用標準合同示范文本的優(yōu)先采用標準文本。

          第六條 經(jīng)濟合同的發(fā)起部門(mén)(或訂立單位)負責經(jīng)濟合同文本的起草、擬定、送審、報批報備、履行、自查自糾等工作。

           本辦法適用于集團及下屬子公司,包括全資及控股子公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”,控股子公司章程另有規定的除外)。

           

          第二章 合同管理機構及其職責與權限

          第八條 集團法務(wù)審計部為集團經(jīng)濟合同審核部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“合同審核部門(mén)”),負責審查合同的完整性、合法合規性,建立經(jīng)濟合同臺帳,統一合同編號,對納入本制度范圍內各類(lèi)經(jīng)濟合同的訂立、履行等工作進(jìn)行監督、檢查和指導。

          集團各部門(mén)應加強本部門(mén)合同的管理,負責建立合同臺賬、追蹤合同履行情況、定期自查自糾及其他管理工作。

          下屬子公司應有部門(mén)負責合同管理事務(wù),負責對本公司及其下屬子公司經(jīng)濟合同的管理工作并監督執行。

          第九條 應經(jīng)集團審核的合同范圍:

          (一)集團本級簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟合同。

          (二)子公司對外簽訂的融資合同、對外擔保合同、對外投資并購及產(chǎn)權交易合同。

          (三)除本條第二款規定以外,子公司對外簽訂的其他非日常經(jīng)營(yíng)性、非格式化且滿(mǎn)足如下條件之一的重大合同:

          1.單個(gè)合同租賃金額達每年10萬(wàn)元以上的租賃合同、資產(chǎn)轉讓、置換合同;

          2.金額500萬(wàn)元以上的拆遷類(lèi)合同;

          3.補償、賠償類(lèi)合同;

          4.估算金額在20萬(wàn)元以上的委托管理類(lèi)合同;

          5.其他重大合同。

           

          第三 合同的訂立

           與外界達成經(jīng)濟往來(lái)意向,經(jīng)協(xié)商一致,應訂立經(jīng)濟合同。

          第十一條 除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書(shū)面授權委托方能對外訂立書(shū)面經(jīng)濟合同。

          第十二條 對外訂立經(jīng)濟合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權方式,法定代表人特別指定的經(jīng)營(yíng)管理者采用固定期限委托的授權方式,其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權方式。

          第十三條 授權委托須填寫(xiě)授權委托書(shū),經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公司公章后授權生效。

          第十四條 集團法定代表人對合同的訂立具有最終決定權。

          十五 訂立合同前,合同的擬定單位(或部門(mén))須根據合同標的、質(zhì)量、標準等要求,全面了解、掌握對方的經(jīng)營(yíng)資格、能力、資信等情況,不符合要求的不得與之訂立經(jīng)濟合同。

          第十 原則上,經(jīng)濟合同具備標的(指貨物、勞務(wù)、工程項目等)、數量和質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責任等主要條款方可簽訂。

          第十 對于沒(méi)有國家通行標準又難以用書(shū)面語(yǔ)言確切描述的合同標的,應當由合同雙方共同封存樣品,加蓋公章或合同章,并由采購方保管。

          第十 每一合同文本上必須注明合同對方的單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人和電話(huà)。合同抬頭、落款、公章或合同專(zhuān)用章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱(chēng)、住所應保持一致。對方單位為合同款項收取方的,還必須注明對方單位的開(kāi)戶(hù)銀行和賬號。如不能一一注明,須經(jīng)法定代表人或被授權人同意。

          第十 合同文本擬定完畢,憑經(jīng)濟合同訂立審批表附件1、2、合同文本、相關(guān)附件材料按規定的流程進(jìn)行合同評審,經(jīng)合同發(fā)起部門(mén)、合同審核部門(mén)及相關(guān)部門(mén)負責人和公司分管領(lǐng)導審核通過(guò),由集團法定代表人或被授權人簽字后加蓋公章或合同專(zhuān)用章方能生效。

          集團本級經(jīng)濟合同訂立審核流程:合同擬定人草擬合同→合同發(fā)起部門(mén)負責人審核→合同審核部門(mén)審核→合同發(fā)起部門(mén)分管領(lǐng)導審核→集團法定代表人或被授權人審批。

          子公司經(jīng)濟合同上報審核流程:合同發(fā)起單位內部審核(上報集團審核,須經(jīng)本單位法律顧問(wèn)審核并出具意見(jiàn)→集團合同審核部門(mén)審核。

          內容復雜的重大經(jīng)濟合同應報請集團法律顧問(wèn)審查,以確保公司的權益得到法律保護。

          第二十條 集團合同審核部門(mén)原則上應自收到送審合同文本之日起1個(gè)工作日內完成合同審核,重大或內容復雜的經(jīng)濟合同應在3個(gè)工作日內完成。

          第二十 公章、合同章的使用應嚴格按照《印章使用管理辦法》的規定進(jìn)行。對外訂立的經(jīng)濟合同,單份合同文本達二頁(yè)以上(含二頁(yè))的須加蓋騎縫章,嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須集團法定代表人或分管領(lǐng)導特批。

          第二十 合同文本原則上我方應持至少四份,合同文本應根據相關(guān)規定,由財務(wù)管理部門(mén)、檔案室、合同審核部門(mén)和具體業(yè)務(wù)部門(mén)等各部門(mén)分存。

          第二十三條 合同原件及合同審批表由合同訂立部門(mén)在合同簽署后留存并及時(shí)歸檔。

          第二十四條 合同在完成簽署后,應將合同原件及相關(guān)附件資料于5個(gè)工作日內送至集團合同審核部門(mén)報備。

           

          第四 合同的履行

          第二十 合同依法訂立生效后,即具有法律效力,應當實(shí)際、全面地履行。

          第二十 有關(guān)部門(mén)或單位在合同履行中遇履約困難或違約風(fēng)險等情況應及時(shí)向分管負責人和公司法定代表人匯報,并通知法律顧問(wèn)。

          第二十 合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應妥善管理合同履行的過(guò)程資料,對合同中的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。

           

          第五 合同的變更和解除

          第二十 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)合同發(fā)起部門(mén)、合同審核部門(mén)及相關(guān)職能部門(mén)負責人、分管負責人、集團領(lǐng)導審核通過(guò),并經(jīng)集團法定代表人或被授權人核準。

          第二十 我方變更或解除合同的通知或協(xié)議應當采用書(shū)面形式,并按規定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專(zhuān)用章。

          三十 有關(guān)部門(mén)收到對方要求變更或解除合同的通知必須在24小時(shí)內匯報分管領(lǐng)導,商量是否通知法律顧問(wèn),采取應對措施。

          三十一 變更或解除合同的通知和回復應符合《湖州市城市集團公文處理辦法》的要求,掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交交合同審核部門(mén)備案。

          第三十 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規定的管理范圍。

          第三十 合同變更后,合同編號不予改變。

           

          第六章 合同監督管理

          第三十四條 集團合同審核部門(mén)負責聯(lián)合相關(guān)部門(mén)不定期監督、檢查合同的訂立、履約情況。

          各部門(mén)及子公司應積極配合檢查部門(mén)監督檢查及整改工作,并指定專(zhuān)人負責。

          第三十五條 集團各部門(mén)及一級子公司應根據本制度第三十六條的要求定期對本部門(mén)或本單位簽署的經(jīng)濟合同訂立、履約情況進(jìn)行自查,并于每年12月31日前將《經(jīng)濟合同管理自查表》(附件3報集團經(jīng)濟合同審核部門(mén)。

          各一級子公司負責監督、管理本單位下屬各級子公司的自查檢查工作。

          第三十六條 根據合同訂立、履約的具體情況,應重點(diǎn)從以下方面進(jìn)行監督檢查:

          (一)是否建立合同管理制度,制度內容是否合法有效且具有可操作性;

          (二)有無(wú)建立合同管理臺賬,臺賬資料是否齊全;

          (三)合同是否按相關(guān)規定進(jìn)行歸檔管理;

          (四)合同的簽訂審批是否符合相關(guān)制度規定,重大合同及上報集團審核的合同是否經(jīng)法律顧問(wèn)審核;

          (五)應實(shí)行招投標的是否已按招投標程序進(jìn)行,過(guò)程資料是否齊全;

          (六)合同主要條款(標的、數量、質(zhì)量、價(jià)款或報酬、履行地點(diǎn)和方式、違約責任、解決爭議的方式等)是否明確清楚;

          (七)合同內容是否公平,是否存在重大遺漏或嚴重隱患、陷阱損害公司利益;

          (八)合同履約進(jìn)度是否按約定執行,延遲履行、因非正常原因提前終止或解除的是否有補救措施或方案;

          (九)合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的情況;

          (十)合同價(jià)款的收支情況,是否存在滯后或提前收支的情況;

          (十一)合同履行主體單位出現違約情況,我方是否及時(shí)主張權利;

          (十二)合同變更或解除是否符合程序規定;

          (十三)集團領(lǐng)導交辦的或自查、檢查部門(mén)認為有必要檢查的內容。

           

          第七  責任

          三十七 合同作為集團對外經(jīng)濟活動(dòng)的重要法律依據和憑證,有關(guān)人員應保守合同秘密。

          三十八 各有關(guān)人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合同審核單等)整理,交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。

          三十九 經(jīng)濟合同管理應列入年度考核范圍。

          四十 集團對以下情況依據情節輕重決定處罰,并追究有關(guān)人員的經(jīng)濟和行政責任:

          1)應當訂立書(shū)面合同而未簽訂的;

             2)合同經(jīng)辦人在簽訂,履行合同時(shí)未盡責盡力的;

             3)合同經(jīng)辦人,主管人員遺失或擅自銷(xiāo)毀合同或合同附件的;

             4)應追究而未追究對方違約責任的;

          5)其他給公司造成損失的行為。

           

          第八    則

          四十  本辦法由集團法務(wù)審計部負責解釋。未盡事宜及有關(guān)細則,由集團法務(wù)審計部根據國家法律、行政法規予以修訂補充。

          第四十 本辦法公布后,湖州市城市投資發(fā)展集團有限公司下屬子公司應結合自身實(shí)際情況,進(jìn)一步制定各自公司的經(jīng)濟合同管理實(shí)施意見(jiàn)作為本辦法補充,并根據《規章制度管理辦法》履行報備手續。

          第四十 本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施。


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